E-Rechnung
Wir richten Ihnen die E-Rechnung ein und begleiten Sie nach der Einführung 180 Tage lang.
Für Bestandsbetriebe, die eine zusätzliche Rechnungssoftware einführen möchten und Unterstützung bei der Konfiguration und Schulung des Personals benötigen.
Ausgangslage
Das Problem
Rechnungen kommen inzwischen als E-Rechnung in Betrieben an. Im Alltag lassen diese sich je nach Format nicht immer „einfach so“ öffnen. Oft wird aus digitalen Rechnungen auch ein Ausdruck, dessen Zahlen jemand anschließend ein zweites Mal erfasst. Am Monatsende wird gesucht, die Steuerkanzlei fragt nach Unterlagen. Damit sind Sie nicht allein.
„Im Posteingang liegen Dateien, die niemand öffnen kann.“
Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für jeden inländischen Betrieb Pflicht; das Ausstellen folgt gestaffelt.
Unsere Lösung
Vorab sprechen wir 15 bis 30 Minuten miteinander, am Telefon oder per Videokonferenz. In diesem Gespräch klären wir, ob das Paket zu Ihnen passt: ob Sie eine zusätzliche Rechnungssoftware benötigen, wie viele Personen mit der Rechnungs-Software arbeiten sollen, wie viele Kundenstammdaten zu übernehmen sind und wer bei Ihnen die Rechnungen schreibt und bucht. Dieses Erstgespräch ist für Sie kostenfrei.
Anschließend empfehlen wir Ihnen eine Rechnungssoftware. Sie entscheiden, mit welcher Software Sie fortfahren möchten. Danach unterstützen wir Sie bei der Konfiguration Ihrer Software: Vorlagen für Angebot und Rechnung, Buchungskonten, Rechnungsein- und -ausgang, die Schnittstelle zu Ihrer Kanzlei. Anschließend testen wir alles einmal mit Ihnen, bevor die Software in den Produktivbetrieb geht.
Danach führen wir im Zeitraum von 180 Tagen fünf „Check-Ins“ mit Ihnen durch und überprüfen, ob die Konfigurationen halten oder nachjustiert werden müssen. Ausgelegt auf Betriebe mit bis zu drei Personen an der Rechnungssoftware, 100 Kundenstammdaten, einem Rechnungsausgangsweg und einem Standort.
Aus jedem Beleg wird ein sauberer, standardisierter Datensatz
Die Fakten
Empfangen ist Pflicht. Ausstellen folgt in zwei Stufen.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, die erste Ausstellungsstufe ab dem 1. Januar 2027.
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und elektronisch aufbewahren können, auch Kleinunternehmer.
Für inländische B2B-Umsätze von Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr.¹
Für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze. Dauerhaft ausgenommen bleiben u. a. Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Gesetzestext, keine Erhebung
Wie viel Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten konnten im Frühjahr 2024 bereits E-Rechnungen empfangen?
Im Frühjahr 2024 konnte weniger als die Hälfte der Unternehmen
ab 20 Beschäftigten E-Rechnungen empfangen: 45 Prozent.
Erhoben von Mitte April bis Anfang Juni 2024, gut ein halbes Jahr vor Beginn der Empfangspflicht, unter Unternehmen ab 20 Beschäftigten; veröffentlicht im Dezember 2024. Bitkom weist nur den Anteil der empfangsfähigen Unternehmen aus; wie sich die übrigen 55 Prozent aufteilen, ist nicht veröffentlicht.
Wählen Sie oben eine Antwort, dann deckt sich der gemessene Wert auf.
repräsentativ für Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland
Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.
Unter den Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten, die Rechnungen digital stellen, nutzten laut einer Bitkom-Befragung von 2023 52 Prozent ein strukturiertes Rechnungsformat wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Die übrigen verschickten digitale Rechnungen ohne strukturierten Datensatz, etwa als PDF. Diese sind für Menschen lesbar, lassen sich von der Software des Empfängers aber nicht ohne Weiteres automatisch verarbeiten.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
- XRechnung
- EDI (unter Bedingungen)
Strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, auf die § 14 UStG verweist. ZUGFeRD nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL; EDI nur, wenn die Angaben EN-16931-konform übertragbar sind; übergangsweise bis Ende 2027 auch ohne, sofern der Empfänger zustimmt.
- PDF ohne Datensatz
- Scan
- Papier
Kein strukturierter, maschinell auslesbarer Datensatz.
Formatdefinition: § 14 Abs. 1 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, BMF-Schreiben vom 15.10.2024
Die Pflicht steht, die Formate sind geklärt. Was in Ihrem Betrieb zu tun ist, hängt von Ihren individuellen Abläufen ab: wer Rechnungen stellt, wer sie empfängt, was Ihre Steuerkanzlei braucht. Das klären wir gemeinsam im Erstgespräch mit Ihnen.
Das erwartet Sie in unserem Paket
Ein halber Tag bei Ihnen im Betrieb, gemeinsam mit der Person, die Ihre Rechnungen schreibt, und der, die sie bucht. Wir sehen uns an, wie Ihre Rechnungen heute entstehen und wo sie hängenbleiben.
Ein gemeinsames Gespräch und ihre schriftliche Vorgabe zu Format, Konten und Übergabeweg. Wir übersetzen die Vorgabe in die Einrichtung und lassen sie die Kanzlei bestätigen, bevor etwas läuft. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerkanzlei.
Welche Software zu Ihnen passt, entscheiden Ihre individuellen Bedarfe, der Übergabeweg Ihrer Kanzlei und die benötigten Formate Ihrer Auftraggeber. Wir legen Ihnen unsere Empfehlung schriftlich vor. Sie entscheiden.
Vollständig konfiguriert, mit Rechnungseingang und -ausgang. Im Rahmen des Festpreises bieten wir Ihnen die Konfiguration von easybill, sevdesk und Lexware Office an. Arbeiten Sie schon mit einer anderen Software oder präferieren Sie ein anderes Programm, prüfen wir in einem kurzen Gespräch, ob wir es für Sie einrichten können; dafür unterbreiten wir Ihnen anschließend ein individuelles Angebot.
Je eine Vorlage für Angebot und Rechnung im Ausgangsformat ZUGFeRD — ein PDF mit eingebetteten Daten, das jeder Empfänger öffnen kann, auch Privatkunden. Verlangt ein Auftraggeber XRechnung, richten wir diesen Weg optional für Sie ein.
Bis zu 100 Adressen konfigurieren wir im Rahmen des Festpreises für Sie; geprüft, nicht nur kopiert. Die Daten werden dafür gesondert gesichert, nur für die Einarbeitung genutzt und danach gelöscht. Alternativ übernehmen Sie den Import selbst; in diesem Fall bereiten wir für Sie Vorlagen vor.
Nach der Vorgabe Ihrer Steuerkanzlei hinterlegt, eingerichtet und gemeinsam mit ihr getestet — mit Testbelegen, bevor sie in Betrieb geht.
Die eingerichtete Software plus eine für Ihren Betrieb aufgezeichnete Anleitung mit schriftlichem Transkript. Die Anleitung bleibt bei Ihnen und schult auch alle, die später dazukommen.
Erst einzeln, dann gemeinsam, an Ihren Geräten. Danach ist Ihr Team bereit für die letzten Schritte in den Echtbetrieb.
Nach 30, 60, 90, 120 und 180 Tagen führen wir Check-in-Termine mit Ihnen durch, besprechen mit Ihnen, was gut lief und wo es im Team noch Schwierigkeiten gab; anschließend justieren wir für Sie nach. Der erste Termin findet bei Ihnen im Betrieb statt, die vier weiteren Termine führen wir per Videokonferenz mit Ihnen durch.
Wer welchen Beleg wohin gibt — Eingang und Ausgang, je eine Seite. Dazu die Funktionsweise Ihrer Rechnungssoftware, dokumentiert an den Beispielen, die wir mit Ihnen erarbeitet haben. Das Dokument bleibt bei Ihnen.
Im Rahmen des Festpreises bieten wir Ihnen die Konfiguration von easybill, sevdesk und Lexware Office an. ZUGFeRD ist als Ausgangsformat gesetzt, XRechnung konfigurieren wir Ihnen alternativ, wenn Sie es benötigen. Die Schnittstelle zu Ihrer Kanzlei richten wir nach Vorgabe der Kanzlei ein und testen sie gemeinsam mit ihr. Arbeiten Sie schon mit einer anderen Software oder präferieren Sie ein anderes Programm, prüfen wir in einem kurzen Gespräch, ob wir es für Sie einrichten können; dafür unterbreiten wir Ihnen anschließend ein individuelles Angebot.
Ist dieses Paket das Richtige für Sie?
Für das Tagesgeschäft
Sie erledigen alles selbst: Rechnungen schreiben, Belege sortieren, Überweisungen tätigen und die Buchhaltung vorbereiten. Dann ist dieses Paket genau das Richtige für Sie.
Für die Ansprechpersonen im Haus
Sie verwalten die Zugänge, legen die Formate fest und koordinieren bei Unstimmigkeiten. Sie profitieren von der Struktur, die wir schaffen.
Für die Betriebsführung
Sie geben die Richtung vor, entscheiden über Budgets und Strukturen. Sie möchten, dass Ihr Team sich auf das Kerngeschäft konzentriert, statt Zeit mit Papierkram zu verlieren.
Das Paket auf einen Blick
Sie zahlen in Teilbeträgen, jeweils nach Abnahme des jeweiligen Abschnitts und bezahlen nichts, bevor Sie das Ergebnis gesehen und abgenommen haben. Die Aufteilung steht im Angebot. Die fünf Nachtermine liegen hinter der Schlussabnahme und sind damit bereits bezahlt. Gewählte Erweiterungen rechnen wir mit dem Abschnitt ab, zu dem sie gehören.
Alle Beträge netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Der Preis steht vor dem Auftrag fest, der Umfang ebenso. Wir berechnen Ihnen nichts nach. Dauer: bis zur Übergabe zum Endtermin aus Ihrem Angebot, danach 180 Tage Begleitung. Die Lizenz für die Software läuft auf Sie und ist im Festpreis nicht enthalten.
Nicht jeder Betrieb braucht dasselbe. Passen Sie das Paket an Ihren Bedarf an:
Alle Preise netto. Die beiden oberen Erweiterungen rechnen wir in den Gesamtpreis ein; alles Weitere klären wir im Erstgespräch.
Der Konfigurator dient der einfacheren Anfrage und ist kein verbindliches Angebot. Der Auftrag kommt mit einem auf Sie ausgestellten Angebot und der dazugehörigen Dienstleistungsvereinbarung zustande.
Häufige Fragen
ZUGFeRD ist ein Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Datei stellt ZUGFeRD sicher, dass die Daten innerhalb der Rechnung (wie Beträge, Steuersätze oder Positionen) in einer einheitlichen Struktur vorliegen.
Dies ermöglicht:
Automatisierte Verarbeitung: Rechnungen können ohne manuelles Abtippen direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme übernommen werden.
Fehlerreduzierung: Da ein festes Format vorgegeben ist, werden Übertragungsfehler minimiert.
Effizienz: Der gesamte Rechnungsfluss wird beschleunigt, Kosten werden gesenkt.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten: für Menschen lesbar, für die Software des Empfängers auswertbar — jeder kann die Datei öffnen, auch Privatkunden. XRechnung ist ein rein strukturierter Datensatz (XML) ohne Bildteil; öffentliche Auftraggeber verlangen ihn häufig. In unserem Paket ist ZUGFeRD das Ausgangsformat. XRechnung richten wir Ihnen bei Bedarf ein; beispielsweise wenn ein Auftraggeber es verlangt.
Ja. Der Preis steht vor dem Auftrag fest, der Umfang ebenso. Wir berechnen Ihnen nichts nach. Das Paket kostet 4.350 € netto, einschließlich Konfiguration der ausgewählten Software. Sie zahlen in drei Teilbeträgen, jeweils nach Abnahme des jeweiligen Abschnitts: 1.350 € nach Aufnahme und Kanzleivorgabe, 1.950 € nach Einrichtung und Übergabe, 1.050 € nach der Schlussabnahme. Nicht im Festpreis enthalten ist die Lizenz der Rechnungssoftware; diese schließen Sie direkt mit dem Anbieter Ihrer Wahl ab.
- Die Lizenz der Rechnungssoftware: den Vertrag schließen Sie direkt mit dem Anbieter.
- Laufende Betreuung und Störungsdienst: Nach der Schlussabnahme und den fünf Nachterminen läuft der Betrieb bei Ihnen; falls Sie über die Nachtermine hinaus weitere Termine wünschen, so bieten wir Ihnen gerne die Erweiterung „Begleitung“ an, die Sie im Anschluss an dieses Vorhaben bei uns buchen können.
- Die steuerliche Bewertung, sämtliche Vorkontierung und buchhalterische Vorgänge: Sie bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei. Im Rahmen dieses Angebotes kümmern wir uns um die technische Konfiguration und unterstützen Sie bei der Einführung und Dokumentation Ihrer neuen Abläufe in Ihrem Haus.
- Infrastruktur: wie Ihre Daten gespeichert, gesichert und übermittelt werden, liegt beim Anbieter der Software, für die Sie sich entscheiden.
Nein, wir unterhalten keine Partnerschaften mit den genannten Software-Anbietern und erstellen für unsere Kunden auch keine Konten bei diesen Anbietern. Unsere Leistung im Rahmen des Festpreises bezieht sich rein auf die Konfiguration sowie die operative Unterstützung bei Ihnen im Haus (z. B. Bestandsaufnahmen, Abstimmungen mit Ihrem Team oder die Dokumentation im Betriebsbuch). Um Festpreise anbieten zu können, haben wir die Software auf eine feste Auswahl begrenzt. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Konfiguration anderer Softwarelösungen; in diesem Fall erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Nein. Wir sehen Ihre Zahlen nicht. Wir benötigen keinen Zugriff auf Bankdaten oder echte Rechnungen — wir konfigurieren und testen ausschließlich mit Vorlagen und Testbelegen. Wenn wir die Konfiguration Ihrer Kundenstammdaten für Sie übernehmen sollen, werden diese gesondert gesichert, nur für die Einarbeitung genutzt und danach gelöscht. Übergeben wird vor dem Echtbetrieb: Bankkonto verknüpfen und die erste echte Rechnung stellen Sie nach der Übergabe selbst, nach unserer Video-Anleitung.
Nein. Die steuerliche Bewertung und jede Art der buchhalterischen Leistungen bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei. Wir konzentrieren uns auf die technische Konfiguration Ihrer neuen Rechnungsabläufe — Format, Buchungskonten, Übergabeweg — und testen die Schnittstelle einmal gemeinsam mit Ihnen.
Selbstverständlich. Das Vorhaben „E-Rechnung“ endet mit dem fünften Nachtermin nach 180 Tagen, danach läuft der Betrieb bei Ihnen. Falls Sie danach weitere Termine mit uns wünschen, bieten wir Ihnen gerne unser Erweiterungspaket „Begleitung“ an: 360 € je Monat, monatlich kündbar.
KI kann Belege für Sie vorsortieren und Daten daraus auslesen. Manche Rechnungssoftware bringt solche Funktionen bereits mit. Darüber hinaus können einzelne Arbeitsschritte, beispielsweise vor- oder nachgelagerte Schritte individuell konfiguriert werden. Schauen Sie sich hierfür unsere Pakete „KI-Werkbank“ sowie die Erweiterung „KI ohne Cloud“ an.
Mission besprechen
Schildern Sie Ihre Ausgangslage. Wir antworten innerhalb von zwei Arbeitstagen.
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