Dateien und Zugänge
Wir sichten, sortieren und richten Ihnen das digitale Fundament ein, auf dem Ihr Betrieb sicher steht, schneller findet und leichter wächst.
Für bestehende Betriebe, deren Ablage und Zugänge über die Jahre gewachsen sind.
Ausgangslage
Das Problem
Ihr Betrieb läuft, vielleicht schon seit vielen Jahren. Die Struktur dahinter ist mitgewachsen: ein Server, der irgendwann dazukam, eine externe Festplatte für das, was dort nicht mehr hinpasste, dazu Dateien auf einzelnen Rechnern. Auch die Zugänge sind über die Jahre entstanden, häufig über eine einzige Adresse, und manches Passwort liegt im Browser, manches auf einem Zettel.
Das funktioniert im Alltag und hat Ihren Betrieb bis hierher gebracht. Nur lässt sich heute schwer sagen, wo die aktuelle Fassung einer Datei liegt, wer worauf Zugriff hat und wie Sie an einen Stand von letzter Woche kommen. Und wenn die Person, die sich am besten auskennt, zwei Wochen nicht da ist, sollte der Rest des Teams in der Lage sein, alle wichtigen Dateien zu finden. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem das Suchen, Abstimmen und Aufrechterhalten mehr Zeit kostet als das Umstellen.
Unsere Lösung
Wir fangen mit einer Struktursichtung an. Einen halben Tag sehen wir uns vor Ort an, was da ist: wo Dateien liegen, welche Zugänge es gibt, wer womit arbeitet. Mit der Beauftragung steht Ihr Festpreis.
Auf Basis der Struktursichtung bauen wir die neue Struktur: Firmenkonten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, eine Ablage mit klaren Benennungsregeln, Rechte je Rolle statt je Person. Dann ziehen wir Ihre Daten aus bis zu zwei Quellen in die neue Ablage um und richten Ihnen eine Wiederherstellung ein.
Ihr Altbestand kommt vollständig mit, unter einem datierten Archivordner; es geht nichts verloren und nichts wird still verändert. Was Sie täglich brauchen, holen wir gemeinsam nach vorn: laufende Projekte, aktive Kunden, Vorlagen.
Sieben Module docken an, bis Ihr Fundament steht
Die Fakten
Wie viel Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten nutzten 2024 eine Anmeldung mit mindestens zwei Faktoren, etwa Passwort plus Einmalcode?
2024 nutzten 40 Prozent der kleinen Unternehmen
eine Anmeldung mit mindestens zwei Faktoren.
Anteil der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten in Deutschland, die 2024 eine Anmeldung mit mindestens zwei Faktoren einsetzten, etwa Passwort, Einmalcode, Code per Token oder Smartphone oder ein biometrisches Verfahren. Erhoben in der europäisch harmonisierten Erhebung zur IKT-Nutzung in Unternehmen. Hochgerechneter Wert aus einer Stichprobenerhebung.
Wählen Sie oben eine Antwort, dann deckt sich der gemessene Wert auf.
Grundgesamtheit: Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten in Deutschland, ohne Land- und Forstwirtschaft, Fischerei, Bergbau und Finanzsektor · Fallzahl für diese Größenklasse nicht ausgewiesen
Ein Speicherort ist noch keine Ordnung.
Cloud-Dienste sind verbreitet: 51 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten nutzten 2025 kostenpflichtige Cloud-Dienste, 71 Prozent davon zur Datenspeicherung. Ein geregelter Zugriff folgt daraus nicht von selbst: 2024 kontrollierten zwei Drittel der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten, welche Personen und Geräte auf das Firmennetz zugreifen.
10 BIS 49 BESCHÄFTIGTE · 2024EIN DRITTEL MELDET KEINE ZUGANGSKONTROLLE
- Zugriff je Rolle
- Regeln schriftlich
- Wiederherstellung getestet
Ein geregelter, regelmäßig überprüfter und nachweisbarer Umgang mit Daten, in Anlehnung an Art. 32 Abs. 1 lit. b bis d und Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
- Speicherort allein
- Ordner ohne Regel
- Ein Passwort für alle
Ein Ablageort ohne geregelten Zugriff. Die DSGVO verlangt für personenbezogene Daten geeignete Maßnahmen und deren Nachweis; einen bestimmten Speicherort schreibt sie nicht vor.
Cloud-Anteile: Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 416 vom 24.11.2025 und Tabelle „Nutzung von Cloud Computing nach Beschäftigtengrößenklassen“, Stand 24.11.2025, Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten (Speicherung: Anteil an Unternehmen mit kostenpflichtigen Cloud-Services) · Abgrenzung in Anlehnung an Art. 32 Abs. 1 lit. b bis d und Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Was in Ihrem Betrieb zu tun ist, hängt von Ihren Abläufen ab: wer welche Daten verarbeitet, wer worauf zugreifen muss, was passiert, wenn jemand das Team verlässt, und wie Sie das im Zweifel nachweisen. Das klären wir gemeinsam in der Struktursichtung.
Das erwartet Sie in unserem Paket
Einen halben Tag sehen wir uns vor Ort an, was da ist: wo Dateien liegen, welche Zugänge es gibt, wer womit arbeitet. Daraus entstehen Ihr Festpreis und die Reihenfolge der nächsten Schritte. 450 €, angerechnet, sobald Sie uns mit dem Gesamtpaket beauftragen.
Sie benennen zu Beginn eine Person aus Ihrem Team. Wir binden sie bei jedem Schritt ein und bauen die Struktur so, dass keine Vorkenntnisse erforderlich sind.
Wir konfigurieren Ihre neuen Konten für Cloud, Zusammenarbeit und den Passwortmanager. Jedes Konto erhält eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Eine Ordnerstruktur mit klaren Benennungsregeln und Rechte je Rolle. Dateien liegen dort, wo Sie sie suchen; auch KI-Werkzeuge finden sich darin später zurecht.
Wir übertragen Ihre Daten aus zwei Quellen in die neue Ablage, zum Beispiel von einem Server und einer externen Festplatte, und behalten dabei Ihre Ordnerstruktur bei.
Ihr Altbestand kommt vollständig mit, unter einem datierten Archivordner. Die oberste Ebene ordnen und benennen wir neu. Innerhalb eines halben Tages holen wir nach vorn, was Sie täglich brauchen. Sie entscheiden, was das ist.
Wir richten die Wiederherstellung Ihrer Ablage ein und spielen sie einmal mit Ihnen zurück. Sie holen damit gelöschte Dateien und frühere Stände selbst zurück. Eine zweite, davon unabhängige Sicherung bei einem anderen Anbieter können Sie als Erweiterung dazubuchen.
Alles, was wir für Sie konfigurieren, fassen wir in einem Dokument für Sie zusammen: jedes Konto, jeder Vertrag, jede Einstellung, wer worauf Zugriff hat. Damit existiert Ihre Struktur auf dem Papier und nicht nur in einem Kopf. Fällt Ihre Ansprechperson aus, findet der Rest des Teams darin, was er zum Weiterarbeiten braucht.
Zwei Schulungstermine, einer für die Geschäftsführung und einer für das Team. Danach bleiben wir 90 Tage dabei: drei Nachtermine, ohne Aufpreis. Die Termine legen wir bei der Abnahme fest, üblicherweise einen je Monat.
Die wichtigsten Angaben aus dem Betriebsbuch auf einer A4-Seite: Konten, Zugänge, Zuständigkeiten. Das Dokument bleibt bei Ihnen.
Für Cloud, Ablage und Zusammenarbeit haben Sie im Rahmen des Festpreises die Wahl zwischen Managed Nextcloud, Google Workspace und Microsoft 365. Passwörter verwalten Sie wahlweise mit Bitwarden oder 1Password. Welches Werkzeug es wird, entscheiden wir gemeinsam; Lizenzen und Verträge laufen anschließend auf Ihr Unternehmen. Falls Sie andere Tools wünschen, geben Sie uns Bescheid. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Ist dieses Paket das Richtige für Sie?
Für die Betriebsführung
Sie setzen den Kurs und entscheiden über Strukturen. Sie möchten, dass der Betrieb weiterarbeitet, auch wenn die Person, die sich am besten auskennt, zwei Wochen nicht da ist.
Für die Ansprechperson im Haus
Sie vergeben Zugänge, richten Geräte ein und werden gefragt, wenn etwas fehlt. Sie übernehmen die neue Struktur und führen sie nach der Übergabe weiter.
Für das Tagesgeschäft
Bei Ihnen läuft alles zusammen: Sie legen Dateien ab, suchen frühere Stände und wissen, wo was liegt. Nach der Umstellung liegt es dort, wo Sie es suchen.
Das Paket auf einen Blick
Ist Ihr Ist-Zustand umfangreicher als der Standardfall, kalkulieren wir Ihnen ein individuelles Angebot. Ob das zutrifft, klären wir mit Ihnen in der Struktursichtung.
Alle Beträge netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Der Standardfestpreis gilt für bestehende Betriebe bis zehn Personen, zehn Geräte und einen Standort und deckt den Umzug von zwei Datenquellen ab. Lizenzen und Verträge laufen auf Ihr Unternehmen; die Lizenzkosten laufen beim Anbieter weiter und sind im Festpreis nicht enthalten. Was auf Sie zukommt, rechnen wir Ihnen in der Struktursichtung vor.
Nicht jeder Betrieb braucht dasselbe. Passen Sie das Paket an Ihren Bedarf an:
Alle Preise netto. E1 bis E4 rechnen wir in den Gesamtpreis ein. Die drei Positionen unter „Mit dem Angebot“ nehmen wir in Ihre Anfrage auf und beziffern sie, bevor Sie entscheiden.
Der Konfigurator dient der einfacheren Anfrage und ist kein verbindliches Angebot. Der Auftrag kommt mit einem auf Sie ausgestellten Angebot und der dazugehörigen Dienstleistungsvereinbarung zustande.
Häufige Fragen
Für Cloud, Ablage und Zusammenarbeit haben Sie im Rahmen des Festpreises die Wahl zwischen Managed Nextcloud, Google Workspace und Microsoft 365. Passwörter verwalten Sie wahlweise mit Bitwarden oder 1Password. Welches Werkzeug es wird, entscheiden wir gemeinsam; Lizenzen und Verträge laufen auf Ihr Unternehmen. Falls Sie andere Tools wünschen, geben Sie uns Bescheid. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Manche Tools speichern alles in der EU, bei manchen Tools verlassen Ihre Daten die EU; teilweise während der Übermittlung oder auch bei der Speicherung. Dies hängt häufig von den gewählten Tarifen und Einstellungen ab. Was für Ihre Auswahl gilt, besprechen wir mit Ihnen und schreiben es ins Betriebsbuch.
Ja. 4.900 € netto sind der Standardfestpreis; er gilt, wenn Ihr Ist-Zustand dem Standardfall entspricht — bis zehn Personen, zehn Geräte, ein Standort und der Umzug von zwei Datenquellen. Ob das zutrifft, klärt die Struktursichtung für 450 €, die wir bei Beauftragung anrechnen. Ist es umfangreicher, kalkulieren wir Ihnen ein eigenes Festpreisangebot. Gezahlt wird in drei Schritten nach Projektfortschritt.
Lizenzen und Verträge schließen Sie direkt mit den Anbietern; die Kosten laufen monatlich oder jährlich weiter und sind im Festpreis nicht enthalten. E-Mail und Domain lassen wir, wie sie sind. Eine zweite, unabhängige Sicherung bei einem anderen Anbieter ist eine Erweiterung. Und was über die Startordnung hinausgeht — ein neu sortiertes Archiv — kommt als „Restrukturierung Altbestand“ dazu.
Nein, wir unterhalten keine Partnerschaften mit den genannten Software-Anbietern und erstellen für unsere Kunden auch keine Konten bei diesen Anbietern. Unsere Leistung im Rahmen des Festpreises bezieht sich rein auf die Konfiguration sowie die operative Unterstützung bei Ihnen im Haus (z. B. Bestandsaufnahmen, Abstimmungen mit Ihrem Team oder die Dokumentation im Betriebsbuch). Um Festpreise anbieten zu können, haben wir die Software auf eine feste Auswahl begrenzt. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Konfiguration anderer Softwarelösungen; in diesem Fall erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Er kommt vollständig mit, unter einem datierten Archivordner. Es geht nichts verloren und nichts wird still verändert. In einem halben Tag holen wir nach vorn, was Sie täglich brauchen: laufende Projekte, aktive Kunden, Vorlagen. Sie entscheiden, was das ist.
Ja. Alles lässt sich herunterladen und in anderen Programmen öffnen. Lizenzen und Verträge laufen auf Ihr Unternehmen, kündigen können Sie ohne uns.
Das Paket endet mit dem dritten Nachtermin nach 90 Tagen, danach führt Ihre Ansprechperson die Struktur. Falls Sie dabei eine Begleitung möchten, können Sie gerne die Erweiterung „Funkkontakt · Struktur“ dazubuchen: 149 € je Monat, ein Termin je Quartal aus der Ferne, jährlich Rechteprüfung und Wiederherstellungstest, Betriebsbuch auf Stand. Zwölf Monate Laufzeit, beginnt nach dem letzten Nachtermin.
Die Person, die Sie zu Beginn benennen. Sie ist in jeden Schritt eingebunden und wir bauen die Struktur so, dass die Rolle ohne Vorkenntnisse durchgeführt werden kann. Alles Eingerichtete steht im Betriebsbuch, die wichtigsten Angaben zusätzlich auf einem Notfallblatt für die Geschäftsführung.
Mission besprechen
Schildern Sie Ihre Ausgangslage. Wir antworten innerhalb von zwei Arbeitstagen.
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Signal gesendet.
Ihre Nachricht ist angekommen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen, mit einer ersten Einschätzung und einem Vorschlag, wie es weitergeht.